di Federico Uslenghi, Associate Partner yourCEO

Qualsiasi processo di trasformazione utilizza merci e materiali per produrre il proprio output; la disponibilità di questi beni nelle quantità e nei tempi corretti così come la disponibilità del prodotto finale  per soddisfare le richieste dei clienti sono elementi strategici per ogni azienda. Il magazzino ha un impatto diretto sui livelli di servizio al cliente e sul cash flow aziendale: va gestito con metodo e grano salis.

I criteri di analisi e gestione sono, come per molti altri argomenti di gestione aziendale, noti, ampiamente dibattuti e facilmente reperibili in tanti testi, risorse in rete ecc. Pur non mancando il riferimento metodologico, la gestione dello stock è a volte un’attività in secondo piano o meglio il risultato di gestioni a monte le cui scelte non pesano l’impatto sulle giacenze: il magazzino spesso è il risultato di altre attività e priorità e non un elemento di scelta e valutazione nei processi decisionali a monte. I risultati sono rotture di stock, eccessi di stock, obsolescenza e conseguenti impatti operativi e finanziari.

Se gli strumenti ci sono cosa manca? La sensibilità, la competenza, le risorse o il focus? Il supporto esperto su questi temi si ripaga velocemente e segue un approccio fatto di passi successivi: vediamo quali. 

La costruzione di un edificio inizia con le fondamenta: solide basi garantiranno un edifico stabile e duraturo. Nella gestione aziendale, del magazzino e di ogni altra area o funzione, le fondamenta sono la stabilità fatta di standardizzazione, ordine e metodo. Su queste si possono poi fondare le scelte strategiche e le attività operative. 

Vediamo come gettare le fondamenta della gestione delle scorte; questi stessi passi sono utili per valutare se la gestione esistente è robusta e adatta al contesto operativo attuale dell’azienda.

Prima fase: assicurati il controllo della situazione e standardizza un metodo

Sembra banale e scontato a dirsi ma nella prassi di molte aziende la realtà è bel lungi da una chiara visione e conoscenza dei dati di magazzino. Anche per le aziende più strutturate e mature, una revisione della situazione con occhio critico e magari indipendente spesso fa scoprire elementi interessanti o riaffiorare scelte fatte in passato che è il caso di mettere in discussione e rivedere.

Conoscere le proprie giacenze: cosa e quanto abbiamo a magazzino?

Tutto ciò che viene utilizzato nei processi di trasformazione aziendale deve essere identificato da un codice univoco. Questa è un’attività che nasce a monte, nel processo di definizione e codifica della distinta base di un prodotto e rappresenta il pre requisito per il controllo delle giacenze e la gestione degli approvvigionamenti (e non solo!).

Identificati in modo univoco ho bisogno di conoscere le giacenze. L’attività che si utilizza per conoscere le giacenze è l’inventario che dovrebbe essere fatto periodicamente. Se vi state avviando lungo questo percorso è da pianificare al più presto possibile.

Conoscere le proprie giacenze: dove sono? 

Identificati in modo univoco tutti i componenti utilizzati, vanno definite le ubicazioni: ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa. Dobbiamo essere in grado di sapere sempre dove sono ubicate le merci in modo da poterle prelevare quando ne ho bisogno, e immagazzinarle quando le ricevo o al termine delle attività che si svolgono sulle stesse.

Un sistema informatico facilita e rende possibile in modo semplice queste attività; può essere la sezione specifica dell’ERP aziendale o un sistema di gestione logistica e del magazzino o sistemi ancora più semplici, purchè basati su metodo e regole chiare . La scelta dipende dalla dimensione e dalle caratteristiche dell’azienda; fondamentale che fatta tale scelta sia chiaro a tutta l’organizzazione la responsabilità  di chi/come/dove gestisca questi dati in modo da mantenerli aggiornati e disponibili.

Conoscere i propri consumi e fabbisogni: cosa mi serve?

Definiti e manutenuti il sistema di codifica, le giacenze e la gestione delle ubicazioni dobbiamo lavorare sul sistema di gestione per essere sicuri di tenere traccia di consumi e fabbisogni nel modo corretto. Questo è un passaggio a volte critico anche per le aziende più strutturate che si fonda spesso su assunzioni e scelte che potrebbero non essere più valide a distanza di tempo e andrebbero riviste e validate periodicamente. 

Cos’è un consumo? Il consumo è un impiego che comporta un graduale esaurimento di materiale: un processo produttivo, una vendita, una fase di conto lavoro ma anche un conto visione per presentare un prodotto ad un cliente, una spedizione per una fiera. 

Cos’è un fabbisogno? Il fabbisogno è quanto risulta indispensabile in un determinato momento o in un determinato orizzonte temporale. Il fabbisogno che traina le richieste di materiali è quello del prodotto finito o di un articolo (per vendita, per pianificazione, per ripristino stock, per dimostrazioni ai clienti, ecc); questo attraverso la distinta base e l’identificazione univoca di tutti gli articoli genera i fabbisogni dei componenti. Il fabbisogno genererà un consumo e quindi ridurrà i livelli del magazzino.

Seconda fase: conosciamo, misuriamo e gestiamo il magazzino

A questo punto abbiamo gettato le nostre fondamenta: possiamo costruire il sistema di gestione e monitoraggio delle scorte. Come ogni edificio ci sono regole auree che ne garantiscono la struttura e solidità e poi innumerevoli scelte che lo caratterizzano in base alla visione aziendale, al contesto di mercato, ad altre numerose variabili. 

Anche in questa fase andremo passo passo; vedremo nella seconda parte dell’articolo quali passaggi seguire per la misura e la gestione del magazzino:

• Ho ciò che mi serve? 
• Analizziamo l’orizzonte temporale: Andrò in rottura di stock o in eccesso di stock?
• Dotiamoci di un sistema di gestione
• Monitoriamo e non facciamoci cogliere impreparati

L’approccio “passo passo” 

L’approccio proposto nelle due parti di questo articolo  è volutamente descritto in modo semplice; ciascun passaggio merita i necessari approfondimenti per renderlo esecutivo. Di fatto però una gestione efficace delle scorte richiede di percorrere o di aver percorso e rivedere periodicamente questi passaggi. La difficoltà non sta nella loro sequenza né nel trovare maggiori informazioni ma nella capacità di metterli in pratica, intesa sia come competenza che come disponibilità di risorse. La figura di un Fractional Manager può essere una soluzione per un approccio strutturato alla gestione delle scorte che porti in azienda competenza, focus e contribuisca a consolidare buone prassi, strumenti e faccia crescere le risorse aziendali.

YOURgroup, in particolare, è in grado di farlo con grande efficacia, grazie ai suoi vertical, quali yourCEO, yourCFO, yourCMO, yourHR, yourCLO, yourDigital, yourCPO e yourNEXT. 

In YourCEO ‘Aiutiamo l’imprenditore nel definire le scelte strategiche, organizzative e operative per la crescita sostenibile di lungo periodo della sua azienda e lo affianchiamo, giorno per giorno, nell’implementazione delle azioni coerenti con il piano condiviso’.