di Federico Uslenghi, Associate Partner yourCEO

Qualsiasi processo di trasformazione utilizza merci e materiali per produrre il proprio output; la disponibilità di questi beni nelle quantità e nei tempi corretti così come la disponibilità del prodotto finale  per soddisfare le richieste dei clienti sono elementi strategici per ogni azienda. Il magazzino ha un impatto diretto sui livelli di servizio al cliente e sul cash flow aziendale: va gestito con metodo e grano salis.

I criteri di analisi e gestione sono, come per molti altri argomenti di gestione aziendale, noti, ampiamente dibattuti e facilmente reperibili in tanti testi, risorse in rete ecc. Pur non mancando il riferimento metodologico, la gestione dello stock è a volte un’attività in secondo piano o meglio il risultato di gestioni a monte le cui scelte non pesano l’impatto sulle giacenze: il magazzino spesso è il risultato di altre attività e priorità e non un elemento di scelta e valutazione nei processi decisionali a monte. I risultati sono rotture di stock, eccessi di stock, obsolescenza e conseguenti impatti operativi e finanziari.

Se gli strumenti ci sono cosa manca? La sensibilità, la competenza, le risorse o il focus? Il supporto esperto su questi temi si ripaga velocemente e segue un approccio fatto di passi successivi: vediamo quali. 

La costruzione di un edificio inizia con le fondamenta: solide basi garantiranno un edifico stabile e duraturo. Nella gestione aziendale, del magazzino e di ogni altra area o funzione, le fondamenta sono la stabilità fatta di standardizzazione, ordine e metodo. Su queste si possono poi fondare le scelte strategiche e le attività operative. 

Abbiamo visto nella prima parte dell’articolo come gettare le fondamenta della gestione delle scorte seguendo un serie di passaggi. Questi i passaggi descritti nel primo articolo.

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Prima fase: assicurati il controllo della situazione e standardizza un metodo

• Conoscere le proprie giacenze: cosa e quanto abbiamo a magazzino?
• Conoscere le proprie giacenze: dove sono? 
• Conoscere i propri consumi e fabbisogni: cosa mi serve?

Garantito il controllo possiamo concentrarci sulla gestione

Seconda fase: conosciamo, misuriamo e gestiamo il magazzino

A questo punto abbiamo gettato le nostre fondamenta: possiamo costruire il sistema di gestione e monitoraggio delle scorte. Come ogni edificio ci sono regole auree che ne garantiscono la struttura e solidità e poi innumerevoli scelte che lo caratterizzano in base alla visione aziendale, al contesto di mercato, ad altre numerose variabili. 

Anche in questa fase andiamo passo passo:

Ho ciò che mi serve? 

Dividiamo i prodotti a magazzino: classi ABC

 Le classi ABC sono l’applicazione di Pareto: i pochi codici che generano la maggior parte della spesa e del valore di magazzino sono quelli su cui devo porre maggiore attenzione.

Le giacenze di magazzino devono essere ben calibrate: per i prodotti di Classe A, alti livelli di stock impattano sul valore di magazzino e sul cash flow aziendale ma livelli troppo bassi possono generare ritardi e disturbi nei processi produttivi.

All’estremo opposto la classe C, per i valori in gioco piuttosto bassi, merita impegno gestionale limitato e garanzia di giacenza.

L’identificazione della classe di appartenenza di un articolo ne indica quindi, insieme ad altri attributi come il lead time, il tipo di gestione di approvvigionamento orientando i responsabili del sourcing prima e degli acquisiti poi, verso diverse forme di accordi con fornitori. In estrema sintesi vorremmo avere solo ed esattamente ciò di cui abbiamo bisogno e quando ne abbiamo bisogno per gli articoli di maggior valore mentre non vorrei mai rimanere senza e garantirmi copertura per gli articoli di basso valore.

Un occhio di riguardo lo meritano poi i codici particolari, per esempio: quelli che sono ancora attivi ma non hanno giacenza e magari neanche movimentazioni negli ultimi mesi. Quelli che sono stati sostituiti da altri articoli, ecc. In magazzino si accumulano articoli frutto delle scelte sui prodotti: un monitoraggio costante è necessario per evitare che questo accumulo porti a obsolescenze e a necessità di rottamazioni che non vengano gestite adeguatamente.

Inoltre può essere utile associare le linee di prodotto per successive analisi di dettaglio e distinguere lo stock nelle sue diverse fasi del processo: materia prima, semi lavorati, prodotto finito.

Analizziamo l’orizzonte temporale: Andrò in rottura di stock o in eccesso di stock?

Noti gli articoli ed il loro consumo si possono iniziare a calcolare i primi indicatori base che permettono un semplice monitoraggio e analisi delle giacenze. Il primo indicatore è il periodo di copertura (o il suo inverso, l’indice di rotazione): indica per quanto tempo quel codice sarà disponibile in base al suo consumo ed alle sue giacenze. Coperture troppo lunghe o troppo brevi sono segnali di allarme di possibili obsolescenze o rotture di stock. L’incrocio di questi dati con le classi ABC permette un ulteriore livello di analisi: sugli articoli di classe A che costituiscono il maggior costo di magazzino mi concentrerò per ottenere indici di rotazione elevati. Disponiamo così di un indicatore che mi permette una valutazione puntuale della situazione a magazzino ma anche di misurare quanto le attività implementate fruiscono gli effetti desiderati e in che misura.

L’analisi congiunta ABC/Indici di rotazione è un primo strumento che mi permette di rispondere alla domanda: ho ciò che mi serve nelle giuste quantità? La gestione dei fabbisogni può essere gestita con strumenti diversi: se l’azienda è dotata di un sistema MRP questo darà indicazione delle proposte dei fabbisogni sulla base della pianificazione aziendale. L’implementazione di scorte di sicurezza e/o punti di riordino agevola e organizza ulteriormente il sistema MRP o permette la gestione di alcuni articoli in modo semplice ed immediato garantendone le giacenze. L’analisi per classi e con indici permette il monitoraggio dell’efficacia del sistema di gestione dei fabbisogni oltre che delle giacenze.

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Dotiamoci di un sistema di gestione

Le scelte dei sistemi da adottare dipendono sia dalla disponibilità di sistemi di gestione in azienda (o dalla predisposizione della stessa ad investire in questi) ma anche dalle scelte strategiche sulla Supply Chain nella selezione e nello viluppo del parco fornitori. Si spazia da sistemi semplici che permettano il calcolo degli indicatori base a strumenti di analisi che sfruttano la statistica per rendere più robuste le analisi delle serie dei consumi storici e dei fabbisogni calcolando rischi di sovra/sotto stock e previsioni. 

Il sistema di gestione deve inoltre garantire la valorizzazione delle giacenze e la possibilità di analizzare questo dato. Il valore delle scorte ed i suoi dettagli (per tipologia articolo, per velocità di rotazione, per linea di prodotto….) sono un elemento decisionale strategico per l’azienda. 

Monitoriamo e non facciamoci cogliere impreparati

Definita e implementata la struttura dei dati di base, manutenuto il processo di generazione dei fabbisogni e di approvvigionamento, scelto il sistema di gestione possiamo avviare un processo strutturato di verifica periodica che permetta di monitorare lo stato di salute del magazzino:

• Indici e KPI: abbiamo già parlato per esempio dell’indice di rotazione che possiamo declinare per tipologia di articolo o linea di prodotto, per il magazzino prodotto finito o per i componenti… . Esistono altri indicatori di magazzino importanti da misurare come il valore, lo slow moving, il loro trend…la natura e la situazione del business permette di identificare quali indici sia meglio monitorare
• Analisi: l’indice di per sé è sterile. L’analisi, la comprensione e l’utilizzo del dato (le decisioni che scaturiscono dall’analisi) generano valore per l’azienda
• Gestione del rischio: definiamo i criteri secondo cui un articolo a magazzino rischia di diventare obsoleto. In base a questi ed all’analisi periodica gestiamo accantonamenti a copertura del rischio
• Processo: 
  • Disciplina: come visto nella parte inziale il metodo e la standardizzazione sono alla base. Se mancano i processi di mantenimento delle ubicazioni o se quello di definizione dei codici dei componenti sono deboli e non gestiti e monitorati l’effetto sarà un magazzino nuovamente fuori controllo
  • Revisione, revisione, revisione: le performance di magazzino sono fortemente impattate dalle caratteristiche della supply chain, degli articoli (lead time, lotti, accordi….) e del mercato: nel mondo VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) che viviamo questi possono cambiare molto frequentemente e noi dobbiamo mantenere le nostre scelte ed i nostri sistemi sempre aggiornati

L’approccio “passo passo” 

Questo approccio è stato volutamente descritto in modo semplice; ciascun passaggio merita i necessari approfondimenti per renderlo esecutivo. Di fatto però una gestione efficace delle scorte richiede di percorrere o di aver percorso e rivedere periodicamente questi passaggi. La difficoltà non sta nella loro sequenza né nel trovare maggiori informazioni ma nella capacità di metterli in pratica, intesa sia come competenza che come disponibilità di risorse. La figura di un Fractional Manager può essere una soluzione per un approccio strutturato alla gestione delle scorte che porti in azienda competenza, focus e contribuisca a consolidare buone prassi, strumenti e faccia crescere le risorse aziendali. 

YOURgroup, in particolare, è in grado di farlo con grande efficacia, grazie ai suoi vertical, quali yourCEO, yourCFO, yourCMO, yourHR, yourCLO, yourDigital, yourCPO e yourNEXT. 

In YourCEO ‘Aiutiamo l’imprenditore nel definire le scelte strategiche, organizzative e operative per la crescita sostenibile di lungo periodo della sua azienda e lo affianchiamo, giorno per giorno, nell’implementazione delle azioni coerenti con il piano condiviso’.